#MIEExpert – Découverte de l’outil Forms sur Office 365

1\ Présentation de Forms.

Je vous propose dans ce billet de partir à la découverte d’un nouvel outil informatique : Forms. Cet outil est disponible pour les personnes qui disposent d’un compte Office 365 Education. Je vous rappelle que des versions gratuites d’Office 365 sont facilement accessibles.

Vous allez me demander ce qu’est cet outil, Forms, n’est-ce pas ? Et bien, Forms est un outil qui permet de créer des questionnaires, des sondages et de les distribuer de différentes manières à un public que l’on souhaite atteindre (votre classe par exemple). Une fois que votre questionnaire/sondage/exercice/qcm a été distribué, vos élèves vont pouvoir y accéder en s’identifiant avec leur compte Office 365 (si vous penchez pour des sondages ouverts, sans identification, Pulse peut être une alternative intéressante).

Une fois que les résultats ont été saisis, vous allez accéder aux réponses et obtenir des résultats, de manière globale si vous les lisez (les résultats) via l’interface du navigateur et de manière détaillée si vous les exportez au format Excel (que vous pourrez ouvrir avec votre tableur préféré).

Je vous propose de voir ensuite comment créer un formulaire et quelles sont les variétés de questions disponibles. Ensuite, je vous ferai voir comment exporter / partager / inclure un questionnaire. Enfin, nous terminerons par les résultats des réponses. Bonne lecture !

2\ Création d’un formulaire.

Pour créer un formulaire, il faut que vous vous connectiez à votre interface Office 365 Education (http://portal.office.com).

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Je suis un amateur du nouveau navigateur de Microsoft, Edge. Toutefois, pour continuer à utiliser Forms, il vous faudra (pour le moment) changer de navigateur… Et oui, il semblerait qu’il y ait des boulets aussi chez Office et que l’on code sans prendre en compte les outils de sa propre entreprise… Bref ! De mon côté, j’ai pris IE11 et tout fonctionne parfaitement. Vous aurez peut-être besoin de rajouter deux sites en sites de confiance :

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Maintenant que vous avez cliqué sur “Forms”, vous devriez arriver sur cette page :

forms03Il ne vous reste qu’à ajouter un nouveau formulaire en cliquant sur “Nouveau”. Vous allez maintenant pouvoir réellement créer et préparer votre exercice.

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Vous avez maintenant le choix dans les questions/exercices que vous proposez à vos élèves :

2.a\ le choix.

Par défaut, deux propositions sont données mais vous pouvez en rajouter autant que vous le souhaitez. Il est également possible de laisser l’élève proposer plusieurs réponses et d’obliger l’élève à choisir au moins à une proposition.

forms06_choixEt voilà l’aperçu de cette première question par “Choix”. Vous noterez que l’aspect est celui par défaut. On aime ou pas le vert mais c’est simple, et propre. Que quoi ne pas déranger l’attention d’élèves, particulièrement ceux qui ont du mal à se concentrer.

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2.b\ Le questionnaire.

Au premier abord, on se dit que c’est la même chose que le choix mais des détails (d’importance) se font voir rapidement. On peut en effet, dire quelle est la bonne réponse et pour chaque proposition, on peut faire afficher une remarque à l’élève. Cela permet soit, de le guider vers la bonne réponse, soit, de lui indiquer en quoi sa proposition est une mauvaise réponse.

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Voilà ce que ça donne une fois complété :

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2.c\ le Texte.

Exercice plus classique. On laisse à l’élève la possibilité d’écrire totalement sa réponse. On peut demander un minimum de mots ou un maximum ou bien encore une fourchette. Plein de petites possibilités que vous découvrirez simplement.

forms10_redaction2.d\ Échelle de valeur.

Dernière possibilité d’exercices, la réponse par une échelle de valeur. Vous pouvez demander à l’élève de répondre à une question en notant avec des étoiles ou des numéros entre 1 et 10. Vous pouvez imaginer toutes les utilisations possibles liées à ces échelles de valeurs.

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2.e\ Thèmes des formulaires.

Vous pouvez ne pas garder le thème de base des formulaires et choisir une couleur d’accentuation parmi un choix restreint.

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et voici un exemple :

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A vous de choisir selon vos élèves entre sobriété et petites illustration de part et d’autre des questions !

3\ Partage et utilisation des formulaires/séries d’exercices.

Maintenant que votre série d’exercices est terminée, il vous reste à la partager à vos élèves. Pour cela, cliquez sur le bouton “Envoyer le formulaire” situé en haut à droite.

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Il s’ouvre un panneau latéral droit où quatre possibles s’offrent à vous : Copier/coller un lien, Envoyer un lien par email, générer et partager un QRcode et enfin, incorporer le code de la page dans une page web.

Vous pouvez ici aussi, en cliquant en bas à droite, choisir s’il est nécessaire d’être identifié ou pas pour répondre aux questions. Vous choisissez également si les réponses seront enregistrées de manière nominative. Cette dernière option me semble de mon côté totalement indispensable !

D’autres plus poussées sont accessibles en cliquant tout en bas de la page, toujours à droites et vous verrez ce panneau :

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Pour reprendre les différentes possibilités de partage, quelques détails supplémentaires :

  • le copier/coller : on vous propose de copier un lien que vous partagez de la manière que vous voulez. Cela peut être fait par email, par OneNote, par Twitter ou dans votre ENT (n’oubliez pas Classroom, le nouvel ENT lié à Office 365 Education !). C’est le partage le plus simple.
  • l’envoi par courrier électronique. L’appui sur le lien ouvre votre client de messagerie. Vous pouvez écrire à votre classe et envoyer ainsi de manière quasi-automatique ce formulaire à vos élèves.
  • Le QR Code. L’outil génère automatiquement un QR Code que vous allez pouvoir télécharger et partager selon votre convenance.
  • forms15_qrcode
  • L’Incorporation dans une page Web. C’est l’option que je trouve la plus intéressante. Si vous utilisez comme moi un site de classe (en complément de OneNote), cela vous permettra de conserver une cohérence dans vos pages que vous présentez à vos élèves, notamment lors de l’utilisation d’un CMS.

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Le code à insérer a cette forme et il vous est permis de jouer sur les valeurs de hauteur (height) et de largeur (width) pour que l’inclusion du formulaire soit correcte dans votre page web, dans votre template.

Voici ce que cela peut rendre. J’ai simplement copié le code fourni sans faire la moindre modification dans le blog WordPress de la classe :

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Oui, il manque une partie à gauche sur la capture ici montrée. Cela est totalement normal !

4\ Utilisation des résultats.

Rien de vraiment exceptionnel à retrouver dans les lignes ci-dessous mais peut-être un rappel qui vous évitera de passer à côté d’une fonctionnalité.

Pour accéder au premier rapport par rapport aux réponses apportées à votre formulaires, il suffit de cliquer sur l’onglet “Réponses” qui est situé à droite de l’onglet “Questions”. Voici une capture d’écran lorsque personne n’a encore répondu aux exercices.

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Pour simuler des réponses, je vais remplir le formulaire avec un élève de test. Voici d’abord ce qui est renvoyé à l’élève :

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Voici maintenant ce qui est affiché dans l’onglet résultats (pensez à faire F5 pour actualiser votre page).

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Un même élève peut remplir plusieurs fois le même formulaire. Lors des résultats affichés dans Excel, chaque session d’un même élève sera présentée sur une ligne différente, ce qui vous permet de voir les variations dans les réponses apportées par votre élève.

Voici enfin les résultats de trois formulaires apportés par deux élèves, d’Avord dans la version “en ligne”, puis dans le tableur Excel.

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Voilà maintenant présenté l’outil “Forms”. J’espère que cela répondra à certains de vos besoins vis-à-vis de vos élèves. N’hésitez pas à poser des questions par rapport à l’outil, son adaptation, son utilisation !

A propos de

Actuellement, je suis professeur des écoles en élémentaire, avec des enfants de ULIS école. J'ai commencé le métier en travaillant en IME avec des enfants de 14 à 22 ans, en secteur préprofessionnel. J'y suis resté 8 ans avant d'aller voir ce qu'il se passait en CLIS (et maintenant ULIS-école).

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